Tietosuojaseloste

Tämä on Imatran Liikuntaseura ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.5.2018.

Rekisterinpitäjä

Imatran Liikuntaseura ry

Seura toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme seuran toimintaan osallistuvista. Rekisterinpitäjä on vastuussa sille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on seuralle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme suhdetta seuran toimintaan osallistuviin. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita seura toteuttaa henkilötietoja käsittelyssä.

Yhteyshenkilö

Imatran Liikuntaseura ry, toimisto
Kotipolku 2, 55120 Imatra
Puh. 0400 245 228

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen tai seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että huoltaja on antanut tähän suostumuksen. 

Tietoja käsitellään etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

  • Jäsenyyksien ylläpito
  • Kilpailutoiminnan toteuttaminen
  • Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
  • Sähköinen jäsenviestintä, esimerkiksi www-sivut ym.
  • Analysointi ja tilastointi
  • Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

Rekisterin tietosisältö

Seura käsittelee rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
  • rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • demografiatiedot, kuten ikä ja sukupuoli
  • mahdolliset luvat ja suostumukset
  • jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
  • Lasten leirien osalta huoltajan yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, postiosoite)
    lapsen nimi, syntymäaika sekä muut tarvittavat tiedot siltä osin, kun ne täytyy huomioida leirin aikana
  • kilpailutilastot
  • palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
  • seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva

Säännönmukaiset tietolähteet

Tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta tai muulla vastaavalla tavalla, rekisterinkäsittelijän (pääkäyttäjä) tai toimihenkilön (ylläpitäjä) syöttäminä, evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla sekä lajiliittojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen henkilötietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Henkilötietojen käsittelijät

Seuran toimihenkilöt, joiden työtehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Kaikki henkilötietoja käsittelevät ovat saaneet ohjeistuksen tietojen asianmukaisesta ja turvallisesta käsittelystä ja tarvittaessa heidän kanssaan on laadittu salassapitositoumus.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Seura ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Rekisteritietoja voidaan jakaa yhdistyksen sisällä. Tietoja luovutetaan kolmannelle osapuolelle vain palvelun niin vaatiessa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan yleistä huolellisuutta ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15 -21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Hoika-jäsenpalveluohjelma on seuran ja Voimisteluliiton yhteinen rekisteri, jonka tietosuojakäytänteet on kerrottu Voimisteluliiton sivuilla.